Come spesso evidenziamo qui su BlogLavoro.com l’avvento del Web ha completamente modificato il modo di Lavorare e Trovare Lavoro, un fulgido esempio sono le eMail uno strumento oggi ritenuto fondamentale nel mondo del Lavoro soprattutto perchè sono Gratis e per poterle inviare c’è bisogno soltanto di una Connessione Web. Con gli anni l’eMail si è evoluta infatti oggi tramite questo strumento è possibile inviare oltre a testo anche Immagini, Video Allegati, File di qualsiasi estenzione e tanto altro, insomma in ambito lavorativo l’eMail è uno strumento al quale è impossibile rinunciare.
Inviare una eMail, ma soprattutto il modo in cui si va a comporre il messaggio sono fondamentali se si vogliono evitare sgradevoli sorprese e pessime figure, in questo articolo abbiamo evidenziato per voi i 5 Principali Regole da evitare per non commettere Errori che potrebbero mettervi in situazioni Sgradevoli.
Evitate il Maiuscolo
Non tutti sanno che scrivere testo completamente in Maiuscolo in ambito web equivale ad urlare, e come è sgradevole nella vita reale incontrare una persona che urla lo è anche in ambito Web, quindi prima di inviare un’email si deve pensare ad altri modi per trasmettere l’importanza del messaggio senza usare solo lettere maiuscole.
Non inserire tutti i destinatari nel campo ‘A:’
Quando si inseriscono gli indirizzi eMail cui inviare il messaggio abbiamo a disposizione 3 Campi il primo chiamato “A” il Secondo “Cc” ed il terso “Ccn” è importante conoscere il significato di questi 3 Campi, nel primo si deve inserire l’indirizzo eMail del destinatario Principale, nel Campo “Cc” vanno inseriti eventuali indirizzi eMail di utenti che devono ricevere l’eMail per Conoscenza e nel terzo vanno inseriti eventuali indirizzi eMail di utenti che non vogliono far conoscere a tutti il proprio Indirzzo.
Quindi quando si inviano eMail con più destinatari è importante evitare di inserire tutti gli indirizzi nel Campo “A”, sarebbe poco professionale, oltre che visivamente dispersivo.
Quando invece si inviano mail di gruppo, per non far visualizzare l’indirizzo a tutti l’eMail dell’utente in questione andrà inserita nel Campo ‘Ccn’ (Copia Conoscenza Nascosta).
Evitare Abbreviazioni ed emoticon
Quando si invia una eMail di Lavoro il testo contenuto in essa deve essere professionale ed informale, è vivamente consigliato evitare abbreviazioni di Testo come “Cmq” “Xke” e l’uso di Emoticons come “LOL” “:D” “XD”, utilizzando abbreviazioni ed emoticons si perde il tono professionale ed informale dell’eMail diventanto di fatto un messaggio frivolo e troppo giovanile.
Evitare la discussione di informazioni riservate
Altra aspetto fondamentale quando si scrive una eMail è quello di evitare la scrittura di informazioni Riservate o Personali, inserire questo tipo di informazioni all’interno di una eMail può costare anche il Licenziamento in alcuni casi, ricordate infatti che le eMail sono facili da copiare, stampare o inoltrare. Quindi bisogna prestare massima attenzione ai Contenuti che si inseriscono all’interno dei Messaggi che inviate per Lavoro.
Non richiedere la conferma di ricezione e quella di lettura
Quando si invia una eMail è possibile chiedere la Conferma di Lettura o anche la Conferma di Ricezione, il consiglio è quello di non utilizzare quasta funzione poichè il destinatario potrebbe non voler far sapere il momento in cui l’ha letta, infatti una delle caratteristiche delle eMail è quella di poter rispondere appena si ha tempo sono molte le persone che per ottimizzare il Lavoro dedicano una certa parte della giornata Lavorativa solo alle risposte delle eMail che ricevono, molte altre invece rispondono addirittura il giorno dopo.
L’eMail non è uno strumento di comunicazione immediato, in questo caso meglio una Telefonata non credete?
