I processi che precedono la scelta di una location per un evento, un meeting aziendale o una festa sono strettamente correlati alle esigenze che si possono presentare nel corso dell’evento stesso. Per trovare la migliore location a milano è quindi importante partire dagli elementi fondamentali del tipo di evento che si sta organizzando, come ad esempio il numero dei partecipanti, la natura dell’evento e le attività che si intendono svolgere.
Dimensioni e posizione della location
I primi passi per la scelta di una location a milano riguardano le dimensioni della sala che dovrà accogliere l’evento che stiamo organizzando, ma anche la sua posizione. Troppo spesso chi organizza un evento non tiene conto del luogo della città in cui lo sta per organizzare.
Questo errore porta spesso a sovrastimare la partecipazione: se ci si trova in una zona difficile da raggiungere con i mezzi pubblici, con pochi parcheggi o situata in un quartiere poco noto o lontano dal centro, ovviamente poche persone saranno attirate dall’evento stesso. Soprattutto se si tratta di una festa o di un evento di presentazione di un nuovo prodotto è essenziale trovare un luogo centrale, vicino al centro della città, o comunque posizionato nei pressi di una delle zone più trendy del momento. Oltre a questo è importante prevedere il numero preciso di partecipanti, o almeno averne un’idea sommaria.
Nel caso di un meeting aziendale o di una festa per la presentazione di un prodotto, un servizio o una nuova collezione, ci si deve attendere un gran numero di partecipanti. Per evitare che la sala predisposta sembri affollata o troppo vuota è anche importante trovare una location a Milano che sia modulare: con ambienti comunicanti che si potranno unire o chiudere a seconda dei casi.
Le attività previste per l’evento
Preparare una chiara lista di ciò che si verificherà durante l’evento ci aiuta a precisare quali servizi e dotazioni dovremo avere a disposizione. Ogni evento o festa ha delle peculiarità a sé stanti, quindi si tratta di stilare un elenco di tutte le attività che si intendono svolgere, a seconda dello specifico incontro che si sta organizzando.
Per un compleanno servirà un servizio catering, buffet e ristorazione; per un meeting aziendale servirà l’attrezzatura necessaria a mostrare delle immagini o a organizzare delle lezioni faccia a faccia; per la presentazione di un prodotto servirà un palco e delle sedie.
Stiamo parlando di dotazioni precise e specifiche, che devono essere richieste per tempo, o a chi gestisce la location, o richiedendo un aiuto esterno, a seconda dei casi. Non esiste una regola precisa ma spesso gli organizzatori che gestiscono le migliori location a Milano sono in grado anche di fornirci un elenco di tutti i servizi e delle dotazioni disponibili per venire incontro alle specifiche necessità e soddisfare tutte le esigenze. In alcuni casi infatti sapranno metterci in contatto con un’azienda specializzata in catering o nel noleggio di tutto ciò che ci può servire durante l’evento.
