L’invio massivo di PEC, o PEC massive, rappresenta uno strumento estremamente utile per le comunicazioni digitali di aziende, professionisti e pubbliche amministrazioni. Ma come funziona precisamente e quali sono gli aspetti da conoscere per utilizzarlo al meglio? In questa guida completa analizzeremo nel dettaglio cos’è la PEC massiva, come effettuare invii multipli in modo corretto e quali sono i vantaggi e svantaggi di questa modalità di comunicazione digitale certificata.
Che cos’è la PEC massiva
La posta elettronica certificata (PEC) è un sistema di messaggistica che permette di dare valore legale all’invio e alla ricezione di email. Rispetto alla posta elettronica tradizionale, la PEC garantisce certezza di invio e ricezione dei messaggi scambiati.
La PEC massiva consiste nell’invio di un unico messaggio PEC a più destinatari contemporaneamente, anziché spedire singole PEC a ogni contatto.
Si tratta di una funzionalità particolarmente utile per comunicazioni massive come newsletter, avvisi, convocazioni ma anche per inviare fatture, solleciti o altri documenti certificati a liste di contatti, clienti o fornitori.
Come si effettua un invio massivo di PEC
Per effettuare un invio multiplo di PEC è necessario utilizzare un gestore certificato che offra questa funzionalità ma soprattutto di uno tool avanzato per la gestione delle PEC.
Il processo prevede:
- Caricare la lista contatti in formato CSV o XLS dove ogni riga contiene nome, cognome ed indirizzo PEC del destinatario.
- Comporre il messaggio PEC con oggetto, corpo e allegati che si desidera inviare.
- Selezionare l’opzione di invio multiplo e indicare la lista contatti precedentemente creata.
- Il gestore PEC effettuerà un invio “uno a molti”, generando una ricevuta certificata per ogni destinatario.
L’invio massivo risulta molto più rapido e pratico rispetto all’inviare singole PEC, consentendo di raggiungere anche migliaia di contatti con un solo click.
Quantità e limitazioni negli invii multipli
Ogni gestore PEC definisce dei limiti specifici per gli invii multipli. Di solito è possibile inviare:
- Fino a 1000 PEC con un singolo invio multiplo sottoscrivendo un contratto Business.
- Fino a 5000 PEC con account Premium o soluzioni dedicate all’invio massivo.
- Fino a 50 allegati per messaggio di dimensioni fino a 30 MB.
È importante verificare i limiti del proprio gestore per non incorrere in errori o mancati recapiti. In caso di campagne massive è preferibile distribuire gli invii in più tranche.
Vantaggi della PEC massiva
L’invio multiplo di PEC offre diversi vantaggi significativi perché consente di ridurre in modo consistente tempi e costi se paragonato all’invio di singole PEC per ciascun destinatario. Un altro punto di forza è la tracciabilità e la conservazione di una prova certificata della spedizione e della consegna per ogni contatto raggiunto.
Tramite gli invii multipli è possibile raggiungere con un semplice gesto anche migliaia di destinatari con un solo messaggio. Inoltre, le comunicazioni massive periodiche come l’invio di fatture, solleciti o avvisi possono essere completamente automatizzate.
Tra l’altro la PEC massiva si integra facilmente con database e sistemi gestionali aziendali che contengono le informazioni di contatto dei destinatari.
Aspetti da valutare
Prima di effettuare invii di PEC su larga scala è però importante tenere conto di alcuni aspetti fondamentali.
È necessario disporre di un database contatti completo e costantemente aggiornato. Bisogna poi fare attenzione a non inviare comunicazioni indesiderate che possano essere considerate spam e gli invii vanno opportunamente pianificati per evitare sovraccarichi o blocchi del sistema
È bene verificare periodicamente la capienza delle caselle PEC dei destinatari, per escludere problemi di mancato recapito ed è infine importante monitorare le ricevute per tenere sotto controllo gli esiti e gestire eventuali errori.
Adottando le dovute cautele, la PEC massiva rimane uno strumento estremamente efficace per comunicazioni digitali rapide, certificate e dal valore legale.
PEC massive in azienda: alcuni consigli
Per sfruttare al meglio le potenzialità della PEC massiva in ambito business, ecco alcuni suggerimenti:
- Creare gruppi e liste contatti per tipologia di comunicazione da inviare.
- Utilizzare modelli predefiniti personalizzabili al bisogno.
- Pianificare gli invii in orari strategici ed evitare overload.
- Monitorare esiti e gestire errori con tool automatici ove possibile.
- Misurare risultati come open e click rate per ottimizzare le campagne.
- Integrare invii PEC con altri canali (email, SMS, cartaceo).
Ottenere il massimo dalle comunicazioni massive richiede organizzazione e una strategia integrata multicanale. La PEC rappresenta un elemento centrale di questo ecosistema digitale.
