La rilevazione delle presenze del personale è un’operazione che permette alle aziende, siano esse di grandi dimensioni o piccole e medie imprese, di amministrare e gestire al meglio i propri dipendenti. La necessità da parte delle aziende di dotarsi di appositi sistemi per rilevare le presenze non è una novità: in Europa sono diverse le realtà aziendali che hanno deciso di utilizzare tali dispositivi per avere una panoramica più accurata delle ore di lavoro svolto dai dipendenti, ma non solo.
A dare un’ulteriore spinta in questo senso è stata poi la pandemia di Covid-19, che ha costretto un gran numero di aziende a introdurre o adottare del tutto la pratica del telelavoro, o lavoro a distanza. Nel nostro Paese l’organizzazione in tal senso è ancora in via di sviluppo, con diverse aziende che non hanno ancora adottato sistemi di rilevazione virtuali o che li hanno introdotti soltanto recentemente.
Ciò che però mette d’accordo tutte le realtà aziendali presenti sul territorio è la necessità di rispettare la privacy dei dipendenti attraverso sistemi e dispositivi che rispettino le normative vigenti in materia di trattamento dei dati personali dei lavoratori.
Tutte le Normative sulla Rilevazione Presenze
Le normative vigenti in tema di rilevazione delle presenze hanno il fine di regolamentare la raccolta di dati relativi agli orari di ingresso e di uscita dei dipendenti e alle ore di lavoro svolte da quest’ultimi. Tali dati, grazie anche all’ausilio di software specifici, vengono successivamente inseriti in database ai quali è possibile accedere per gestire al meglio le paghe, le ferie, i permessi, la malattia, ecc.
Ad affrontare il tema della rilevazione delle presenze sono in particolare tre normative: il decreto attuativo Jobs Act dell’11 giugno 2015, la Sentenza C-55/18 del 14 maggio 2019 e la Normativa del 25 maggio 2018 dal Regolamento Privacy. Sulla base di queste normative le aziende hanno la possibilità di raccogliere dati sui dipendenti attraverso appositi sistemi di geolocalizzazione solo ed esclusivamente durante gli orari di lavoro, sia nel caso in cui i dipendenti si trovino in sede che soprattutto nel caso in cui i lavoratori siano in trasferta o in smartworking.
I dati raccolti attraverso la rilevazione, che deve essere disabilitata al di fuori degli orari lavorativi per proteggere appunto il diritto alla privacy dei singoli dipendenti, devono essere archiviati e custoditi opportunamente ed essere sempre disponibili per controlli da parte del Garante della Privacy, che può richiedere di visionarli in qualunque momento.
Sistemi di Rilevazione Presenze: quali scegliere?
Per la Rilevazione delle Presenze dei Dipendenti le aziende hanno la possibilità di ricorrere a due tipologie di dispositivi in particolare, i Marcatempo Fissi e i Marcatempo e i Lettori Portatili.
I Marcatempo Fissi sono indicati soprattutto per le aziende di medie e grandi dimensioni che desiderano conoscere con precisione gli orari di entrata e di uscita dei dipendenti in sede. Si tratta di dispositivi realizzati con materiali resistenti, e adatti quindi anche a grandi cantieri e spazi di lavoro aperti, che si basano sulla tecnologia RFID. Funzionano in maniera semplice: per timbrare il cartellino il dipendente non deve far altro che avvicinare il badge al lettore.
I Marcatempo e Lettori Portatili, invece, sono la soluzione ideale per le aziende che hanno un numero consistente di lavoratori a distanza o in trasferta. Questi dispositivi sono dotati di un ricevitore GPS e trasmettono con precisione i dati attraverso la tecnologia GPRS e RFID.
In alternativa ai marcatempo portatili è poi possibile utilizzare delle Applicazioni di Rilevazione Presenze progettati per l’utilizzo direttamente sui dispositivi dei dipendenti, come ad esempio lo smartphone e il tablet, i cui dati vengono successivamente gestiti attraverso database e software online.
